Процесс создания коммерческого предложения

Quoting Process — это ряд шагов, которые компания предпринимает для предоставления своим потенциальным клиентам или покупателям расчет цен. Это важнейшая часть процесса продаж, где компании и их клиенты достигают соглашения о составе и стоимости товаров или услуг, прежде чем окончательно совершить сделку.

Что такое процесс создания коммерческого предложения?

Коммерческое предложение — это документ, который дает вашему потенциальному клиенту подробную расшифровку того, как будет выглядеть окончательная сделка. Он не имеет юридической силы (вот где вступают в действие контракты). Вместо этого это официальное уведомление о предполагаемых расходах, условиях оплаты и информации о доставке или обслуживании.

Особенно если ваш бизнес продает индивидуальные продукты или услуги, где цены не стандартизированы и не указаны, прозрачный и эффективный процесс ценообразования является шлюзом для заключения сделок и поддержания удовлетворенности клиентов. Без организованного и эффективного способа предоставления разбивки цен и состава компонентов вам будет сложно завоевать их доверие и провести их по воронке продаж.

Синонимы

• Процесс создания КП (сметы) — Quotation process;
• Процесс управления сметой — Quote management process;
• Процесс ценообразования — Pricing process;
• Создание коммерческого предложения — Sales quote creation.

Важность процесса составления коммерческих предложений в продажах

К тому времени, как вы достигнете стадии составления коммерческого предложения в цикле продаж, вы окажетесь в многообещающем положении.

Вы прошли через открытие, квалификацию и презентацию. Вы дали покупателю достаточно информации, чтобы понять, что ваш продукт или услуга ему подходят, и он официально выразил интерес к вашему предложению.

При правильном подходе процесс создания предложения может оказать существенное влияние на продажи за счет:

• Помощь клиентам в принятии обоснованных решений;
• Построение доверия и авторитета среди них;
• Установление реалистичных ожиданий в отношении деловых отношений;
• Создание профессионального имиджа вашей компании;
• Повышение эффективности и устранение ошибок в ценообразовании;
• Оптимизация процесса продаж и сокращение объема ручной работы для отделов продаж.

Если вы можете предоставить точные расценки своевременно, у вас гораздо больше шансов получить нового клиента. Как одно из первых официальных взаимодействий между вашим бизнесом и потенциальным клиентом, это также закладывает основу для позитивных и успешных отношений.

Ключевые элементы коммерческого предложения

Ваша смета должна включать всю необходимую информацию, чтобы помочь клиенту принять обоснованное решение. Помимо цен, вы также включите краткие описания продуктов или услуг, условия доставки и оплаты, а также любые другие соответствующие контексту детали.

Вот ключевые элементы, которые должны быть в каждом коммерческом предложении:

• Каждый продукт, услуга или пакет, запрошенный клиентом;
• Краткое описание;
• Цена за единицу;
• Количество каждой позиции;
• Скидки;
• Налоги;
• Промежуточная и общая стоимость;
• Условия оплаты;
• Графики поставок;
• Дополнительные положения и условия.

В зависимости от типа предложения у вас также может быть несколько различных элементов. Для многолетней сделки по графику у вас могут быть отдельные разделы для каждого месяца. Вы можете включить изображения для физических продуктов. Если вы контрактный производитель, вы, вероятно, добавите подробную визуализацию продукта для проверки группой закупщиков.

Этапы процесса составления коммерческого предложения

Подготовка: анализ ожиданий и требований клиента

Процесс обычно начинается с понимания потребностей клиента. Это может включать обсуждения, сессии анализа требований или рассмотрение документов, которые предоставляет клиент, чтобы полностью понять, что он ищет.

Как только требования будут ясны, вы оцените ресурсы, время и затраты, необходимые для выполнения запроса. Вы можете проконсультироваться со своими поставщиками и другими отделами, чтобы точно оценить усилия и затраты в ответ на запрос.

Направляемые продажи помогут вам определить, соответствуют ли запрашиваемые продукты или услуги тому, что вы можете предложить. По мере того, как вы создаете свою конфигурацию или пакет, ваше программное обеспечение будет проверять, соответствуют ли опции и компоненты продукта тому, что вы можете предоставить, и предоставлять клиенту только допустимые варианты.

На этом этапе настройки вы также определите стратегии ценообразования и скидок. Для крупных оптовых заказов это может быть скидка за объем. Для сделки SaaS вам придется учитывать прогнозы роста клиента, модели использования и рыночные условия при определении цен.

Проект и утверждение

После завершения подготовительной работы вы перейдете к фактической сборке предложения. Если вы используете программное обеспечение для составления предложений, части этого процесса будут происходить одновременно с подготовительной работой (поскольку вы уже настроили продукты и цены с помощью правил продаж).

В зависимости от характера вашей сметы вы либо отправите смету сразу после этого, либо она запустит рабочие процессы утверждения в соответствии с правилами вашей компании. Для сметы, где элементы подпадают под ваши основные правила ценообразования и продуктов, утверждение не требуется. Однако сложные сделки или сделки с единовременными изменениями цен потребуют надзора со стороны руководства перед отправкой клиенту.

Предоставление (доставка) предложения

После того, как вы завершили составление сметы, вы можете отправить ее покупателю(ям). Вы можете сделать это прямо в вашем программном обеспечении для составления сметы по электронной почте, через службу обмена сообщениями или онлайн-портал. Клиент получает ее либо в формате PDF, либо в интерактивной онлайн-версии.

Несмотря на то, что ваше решение по составлению коммерческого предложения сообщит вам об этом при открытии коммерческого предложения, свяжитесь с получателем, чтобы подтвердить его получение и ответить на любые интересующие его вопросы.

Переговоры

Ваш покупатель может быть не готов принять предложение как есть. После того, как они его прочитают и поделятся им с другими членами группы покупателей, они могут решить:

• Запросить изменения;
• Запросить дополнения;
• Удалить некоторые элементы;
• Попытаться поторговаться и договориться о другой цене.

Вы будете ходить туда-сюда, внося изменения в смету, пока не достигнете соглашения. Как только они одобрят смету, вы сможете ее финализировать (закрыть для исправлений).

Окончательное соглашение

Когда все условия будут собраны в одном документе — относительно ценовой разбивки, условий продажи и других деталей, вы сможете зафиксировать окончательное соглашение. Ваш клиент даст вам формальное одобрение на движение вперед (например, подписав смету или официально приняв ее).

Конверсия КП в заказ

В зависимости от вашего процесса вы преобразуете свое коммерческое предложение в заказ на продажу или контракт.

Для компаний, которым необходимо иметь юридически обязывающие условия перед началом работы, например, агентств, поставщиков корпоративных SaaS-решений и проектных компаний, процесс заключения контракта начинается здесь.

Если продажа не включает в себя так много переменных, вы отправите ее прямо на выполнение или выставление счета. Например, в продаже B2C вы можете преобразовать предложение в заказ с помощью своего решения для электронной коммерции и отправить его напрямую или по электронной почте. Для продуктов SaaS, где доступно только несколько вариантов (например, количество пользователей, срок действия контракта), у вас может быть мгновенный заказ на продажу.

Лучшие практики для эффективного составления коммерческих предложений

Вам понадобится больше, чем просто программное обеспечение для эффективного процесса «от предложения до оплаты». Вам нужно учитывать согласованность команды, внутренние рабочие процессы и то, как ваши торговые представители справляются с коммуникацией с клиентами.

Вот несколько рекомендаций, которых следует придерживаться, когда речь идет о формировании коммерческих предложений и общей эффективности продаж:

• Автоматизируйте то, что можете. Это означает использование инструментов направляемых продаж и конфигурирования, автоматизацию утверждений и оптимизацию коммуникации в цифровом торговом зале.
• Внедрите правила продукта. Использование механизма правил для ваших продуктов поможет выявлять ошибки, обеспечивать соблюдение внутренних политик и не позволять представителям предлагать невыгодные или невыполнимые варианты.
• Обучите своих торговых представителей быть экспертами по продуктам и ценообразованию. Они должны понимать, как работают скидки, когда уместно предлагать скидку (например, для ценных клиентов или оптовых заказов), как объяснить вашу модель ценообразования и о какой сумме они могут договориться.
• Создавайте шаблоны. Использование шаблонов для ваших предложений сэкономит время и обеспечит единообразие бренда. Шаблоны также могут включать общие пакеты продуктов или особые положения и условия для различных типов продаж.
• Устраните ненужные трения и шаги. Если нет необходимости в одобрении сметы высшим руководством, не добавляйте этот шаг. То же самое касается ненужной бумажной работы или обратной связи с клиентом.
• Интегрируйте свои системы продаж и финансов. Таким образом, вы сможете лично отслеживать сделки, которые не были реализованы, экономить время на вводе финансовых/бухгалтерских данных и упростить отслеживание эффективности.

Проблемы процесса составления цен и их решения

Отделы продаж часто сталкиваются с массой проблем в процессе составления коммерческих предложений, в основном связанных со временем, точностью и удовлетворенностью клиентов.

Давайте рассмотрим некоторые распространенные проблемы и способы их решения:

Трудоемкие и рутинные ручные процессы

При создании смет и КП с использованием электронных таблиц и документов вы столкнетесь с массой проблем:

• Неактуальная информация о продуктах, ценах, условиях;
• Ошибки при ценообразовании и вводе данных;
• Длительные циклы рассмотрения и утверждения;
• Неэффективное использование ресурсов продаж;
• Отсутствие интегрированных данных.

Все это, плюс тот факт, что вы в конечном итоге отправите своему покупателю что-то, что совсем не удобно для пользователя. Это делает невозможным отслеживание и управление.

Решение: внедрите CPQ. CPQ (Configure, Price, Quote — Конфигурация, Цена и Предложение) автоматизирует и оптимизирует конфигурацию продукта, расчет/оптимизацию ценообразования и генерацию документов. Это, в свою очередь, снижает вероятность ошибок и улучшает время расчета смет.

Сложности ценообразования и конкурентное давление

B2B-продукты и услуги часто требуют значительной настройки, что затрудняет стандартизацию цен. Каждая смета должна учитывать многочисленные переменные, такие как объем, масштаб, спецификации клиента и дополнительные услуги, что усложняет процесс ценообразования.

Сегодняшние покупатели B2B также более образованы и готовы тщательно анализировать затраты. Давление со стороны конкуренции велико, и представителям нужно быстро обосновать ценность продукта. Однако это не так просто — сложные сделки трудно объяснить, даже когда ваш покупатель смотрит на полную разбивку компонентов заказа.

Неточные цены или неспособность адаптироваться к изменениям рынка могут сократить вашу маржу и прибыли. Завышение цен может привести к потере заявок и испорченным отношениям, в то время как занижение цен может вызвать вопросы о качестве или привести к неустойчивым обязательствам.

Решение: улучшить межфункциональное сотрудничество внутри компании. Обеспечение тесной связи между отделами продаж и операциями, финансами и разработкой продуктов может обеспечить более целостное представление о последствиях затрат и факторах ценности ваших предложений.

Управление несколькими сметами и изменениями

Отслеживание различных версий и статусов предложений для разных клиентов требует тщательной организации. Без систематического подхода ваша команда по продажам может путать предложения или пренебрегать оперативным рассмотрением изменений.

Задержки или ошибки при пересмотре предложений могут повредить восприятию надежности и отзывчивости компании клиентом. Неточное и неэффективное управление сметами приводит к упущенным возможностям, поскольку клиенты могут обратиться к более гибким конкурентам.

Решение: стандартизируйте внутренние рабочие процессы. Разработайте стандартизированные процедуры для инициирования, отслеживания и утверждения изменений. Создайте шаблоны для документов со сметами, предопределенные рабочие процессы для отправки и проверки изменений, определенные роли и четкие инструкции для контроля версий.

Обеспечение последовательности и соответствия политикам компании

Необходимость настраивать сметы для различных потребностей клиентов, придерживаясь стандартных рамок ценообразования и политики скидок, усложняет ситуацию. А чтобы идти в ногу с изменениями во внутренней политике и внешних правилах (особенно в многонациональных или межотраслевых контекстах), требуется постоянный мониторинг и адаптация.

Решение: внедрить механизмы мониторинга и аудита. Обеспечить регулярные аудиты и механизмы мониторинга для проверки соблюдения политик. Это может включать в себя случайные проверки документов по ценовым предложениям, процессов и соблюдения рабочих правил утверждения.

Как ПО CPQ оптимизирует процесс составления коммерческих предложений

Программное обеспечение CPQ решает все вышеупомянутые проблемы, предоставляя единую платформу для конфигурации продукта, расчета цен и генерации предложений. Нет необходимости переключаться между несколькими системами, и торговые представители могут легко переходить от конфигурации и ценообразования прямо к процессу составления предложений.

Вот несколько функций, которые предлагает CPQ, способных оптимизировать процесс составления коммерческого предложения:

• Направляемые продажи;
• Правила ценообразования и продуктов;
• Автоматизированные рабочие процессы утверждения;
• Интеграция с CRM и ERP системами для обновления данных в режиме реального времени;
• Поддержка нескольких валют и языков;
• Настраиваемые шаблоны и параметры брендинга;
• Отслеживание статусов смет и аналитика в режиме реального времени.

Часто задаваемые вопросы

Каков процесс подачи заявки на предложение?

Процесс «возможность-предложение» — это ряд шагов, которые предпринимает компания от определения потенциальной возможности продажи до создания предложения для этой возможности. Он начинается, когда член вашей команды по продажам нажимает «Новое предложение» для возможности продажи и заканчивается отправкой окончательного предложения клиенту.

Как быстрее считать сметы?

Самый простой способ начать быстрее составлять сметы — инвестировать в программное обеспечение для настройки, ценообразования, составления сметы (CPQ). CPQ устраняет большую часть ручных усилий, связанных с вводом данных и составлением сметы. Эти процессы заменяются шаблонами, автоматизацией и функцией перетаскивания, что значительно сокращает время выполнения.

Как вы предоставляете клиенту коммерческое предложение?

Чтобы предоставить клиенту смету, вам нужно всего лишь завершить ее в вашем программном обеспечении для составления сметы и отправить ее одним нажатием кнопки по электронной почте, в сообщении или через ваш клиентский портал. Клиент получит ее в виде PDF-файла или онлайн-сметы, которую он может просмотреть, принять или отклонить.