ПО для создания коммерческих предложений и смет

Quoting Software или программное обеспечение CPQ (Configure, Price, Quote — Конфигурация, Цена и Предложение) — это бизнес-приложение, разработанное для того, чтобы помочь компаниям автоматизировать процесс создания, отправки и управления сметами и предложениями продаж. Оно оптимизирует продажи, позволяя компаниям быстро генерировать точные, профессионально выглядящие предложения для своих продуктов или услуг.

Что такое ПО для составления коммерческих предложений?

Это бизнес-приложения, которые используются отделами компаний при взаимодействии с клиентами в процессе уточнения требований и продажи продуктов:

• Отделы продаж используют его для быстрого формирования коммерческих предложений и эффективного отслеживания потенциальных клиентов.
• Поставщики услуг создают подробные предложения по услугам, включая сроки и конкретные результаты.
• Компании, работающие на проектной основе, включают в свои сметы подробную информацию о проекте, например, стоимость материалов, рабочей силы и другие сопутствующие расходы.
• Производители и дистрибьюторы устанавливают цены на продукцию с учетом индивидуальных заказов, скидок за объем и стоимости доставки, используя ПО для расчета цен.
• Продавцы B2C (например, продавцы автомобилей) используют его для предоставления клиентам точной информации о ценах и формирования предложений на индивидуальные продукты и услуги.

В рамках программного обеспечения для составления расценок менеджеры компании могут перетаскивать на холст приложения блоки с информацией о товарах, услугах и ценах в шаблон сметы, добавлять скидки и акции, а также настраивать конечный результат в формате требований своего бренда. Интуитивно понятная платформа — это огромный шаг вперед по сравнению с ручной настройкой предложений в Google Doc или таблице Excel.

Синонимы

• CPQ (Configure, Price, Quote — Конфигурация, Цена и Предложение)
• Инструмент для составления коммерческих предложений — Quoting tool;
• Программное обеспечение для расчета смет Quotation software.

Компоненты ПО для составления коммерческих предложений

Каталог продукции

Каталог продукции — это место, где ваше ПО для составления коммерческих предложений хранит все ваши продукты, услуги и конфигурации. Он предоставляет вашей команде центральное место для просмотра, поиска и фильтрации элементов, которые им нужно добавить в свои предложения.

Каталоги работают на основе правил продукта, которые администратор настраивает в бэкэнде ПО для составления КП. Они определяют атрибуты и зависимости продукта, например:

• Минимальные/максимальные пределы количества компонентов и продуктов;
• Совместимые и несовместимые продукты;
• Обязательные, необязательные и запрещенные компоненты для пакета CPQ;
• Зависимости от других продуктов (например, для принтера требуются определенные чернильные картриджи).

Без правил для продуктов вы не сможете гарантировать, что ваши торговые представители выберут правильные комбинации и конфигурации продуктов для каждой сметы. С правилами для продуктов они позволяют им добавлять только те продукты, которые имеют смысл в сочетании с основным продуктом.

Дополнительным преимуществом этого является то, что вам не нужно постоянно вводить информацию о продукте или ценах каждый раз, когда вы создаете новую смету и добавляете позицию. Программное обеспечение запомнит их все для вас.

Механизм ценообразования

Механизм ценообразования — это специализированный программный модуль, который рассчитывает цены на основе входных данных. В ПО CPQ механизм ценообразования учитывает правила вашего продукта и применяет соответствующую логику расчета цен. Он возвращает окончательную цену для каждого продукта с учетом скидок и акций.

Механизм ценообразования позволяет предприятиям:

• Установите правильную цену на каждый продукт;
• Настройте сложные структуры ценообразования;
• Применяйте скидки за объем или опт в рамках указанных параметров;
• Мгновенно меняйте цены на основе определенной стратегии (например, сезонные акции)
• Автоматическое изменение цен в зависимости от наличия товара и спроса на рынке (динамическое ценообразование);
• Включайте специальные акции и скидки;
• Управляйте индивидуальными ценами для конкретных клиентов или отраслей.

В зависимости от сложности предлагаемого вами продукта вам может понадобиться базовый калькулятор, который суммирует стоимость каждого компонента, или более сложный механизм, который учитывает множество переменных, чтобы помочь вам добиться оптимизации цен.

Например, такой инструмент, как PROS CPQ, использует алгоритмы предиктивного ценообразования для корректировки цен в соответствии с различными рынками, продуктами и отдельными клиентами в режиме реального времени. Он также может предоставить вам рекомендации по ценообразованию на основе ИИ, основанные на рентабельности и десятках других факторов, что имеет решающее значение в таких областях, как контрактное производство.

Конструктор коммерческих предложений

Конструктор смет — это основная функция ПО CPQ. Он позволяет вам создавать профессиональные, фирменные сметы за считанные минуты, используя ваш каталог продукции и систему ценообразования.

Составитель сметы должен предоставить:

• Настраиваемые шаблоны с различными вариантами дизайна;
• Функция перетаскивания для добавления продуктов, услуг и пользовательского текста;
• Автоматизированные расчеты на основе правил продукта и логики ценообразования;
• Возможность сохранения и повторного использования шаблонов для распространенных типов расценок;
• Автоматическое преобразование PDF-файлов с вашим брендингом;
• Возможности совместной работы нескольких членов команды над одним и тем же предложением;
• Интеграция с другими системами — CRM, CLM и ERP и многими другими.

Автоматизация рабочего процесса

В вашем программном обеспечении для составления коммерческих предложений имеется множество встроенных функций руководства и автоматизации, которые делают процесс составления коммерческих предложений более интуитивным.

• Направляемые продажи делают конструктор предложений интерактивным. На основе данных вашего продавца он показывает ему, какие опции доступны или требуются (на основе правил вашего продукта), чтобы провести его через процесс настройки.
• Рабочие процессы утверждения экономят время, устраняя повторяющиеся задачи и гарантируя, что ваша команда следует вашим протоколам утверждения расценок и смет. Например, вы можете настроить правила, которые автоматически отправляют КП на утверждение при достижении определенного порога скидки.
• Шаблоны и библиотеки положений позволяют легко стандартизировать сметы в вашей организации. Вы можете сохранять часто используемые юридические положения, предложения, условия и другую информацию, которая необходима для каждой сметы.

Типы ПО для составления КП и смет

Автономное ПО для составления КП

Автономный инструмент для составления смет обрабатывает процесс предоставления оценок цен и не более того. Если вы используете базовую платформу (или версию самого низкого уровня, предлагаемую поставщиком), у нее будет три основные функции:

1. Ценообразование;
2. Построение сметы;
3. Доставка сметы.

Если вы управляете небольшим бизнесом с относительно простыми потребностями, вам, вероятно, понадобится только автономное ПО для составления коммерческих предложений.

Интегрированное ПО для составления КП

Интегрированные платформы смет и КП используют модульный подход. Они предоставляют комплексное решение с построением предложений, управлением контрактами, выставлением счетов и счетов-фактур, электронными подписями и другими необходимыми инструментами продаж для полного, оптимизированного рабочего процесса продаж.

Например:

• DealHub CPQ включает функции управления подписками и управления жизненным циклом контрактов (CLM) для SaaS-компаний.
• FPX Intelliquip CPQ автоматически формирует заказы на закупку и спецификации материалов, а также предоставляет вам в режиме реального времени обновления цен от ваших партнеров, дистрибьюторов и поставщиков.
• IBM CPQ предлагает функции для точек продаж в розничной торговле и сложных процессов заказов в электронной коммерции.
• Salesforce CPQ создан на платформе Salesforce. Работает как самостоятельный инструмент или как часть Sales Cloud.
• XaitCPQ позволяет компаниям, предоставляющим услуги, создавать индивидуальные порталы для клиентов и партнеров.

Интегрированное программное обеспечение для составления предложений обычно стоит намного дороже, но это необходимая и оправданная инвестиция, если вы управляете SaaS-компанией, агентством среднего (или большего) размера, производственным бизнесом или сложной торговой операцией.

Общие характеристики ПО для составления КП

Направляемая продажа

Направляемые продажи используют базовую логику принятия решений, чтобы помочь продавцам понять, какие продукты или услуги они могут и должны предлагать клиенту. Это ускоряет процесс продаж, побуждая торговых представителей получать дополнительную информацию о клиенте, его потребностях и бюджете, а затем предлагать им ограниченный набор вариантов на основе потребностей и предыдущих выборов.

Когда вы устанавливаете правила продукта на бэкэнде вашего ПО CPQ, оно будет применять эти правила к каждой созданной вами смете. Таким образом, будут представлены только допустимые варианты, и продавец не будет предлагать товар, который вы не можете поставить.

Параметры настройки

Некоторые программы для составления предложений являются удивительно расширяемыми, предлагая возможность создания собственных рабочих процессов и логики составления смет. С помощью настраиваемых полей вы можете собирать информацию от потенциальных клиентов и клиентов, которая является уникальной для того, как вы ведете бизнес с партнерами и клиентами.

Аналогичным образом индивидуальные предложения и шаблоны также позволяют вам адаптировать свои расценки с учетом фирменного стиля вашего бренда, а также логотипа компании клиента и других визуальных элементов, соответствующих предпочтениям клиента.

Отчетность и аналитика

ПО для составления КП и смет собирает и отслеживает данные по каждому сформированному коммерческому предложению, предоставляя ценную информацию о процессе и эффективности ваших продаж.

Хорошие функции отчетности и аналитики помогут вам понять:

• Какие продукты продаются лучше всего или приносят наибольшую прибыль?
• Какие рынки или клиенты приносят наибольшие продажи?
• Какие предложения закрывают сделки, а какие требуют улучшения?
• Сколько времени занимает каждый этап процесса составления сметы?
• Показатели производительности и эффективности команды.

Это одна из многих причин для интеграции CRM и CPQ. Когда они работают вместе и обмениваются информацией, у вас под рукой будет больше данных о продажах. Так вы принимаете более разумные решения и оптимизируете процесс продаж.

Мобильная доступность

Некоторое ПО для составления КП доступно через мобильное приложение. Это особенно касается более базовых вариантов, которые не обладают такими же сложными функциями и возможностями обработки данных, как более продвинутые инструменты.

Мобильное приложение для составления смет позволяет вашей команде по продажам генерировать предложения на своих устройствах из любого места, так что им не нужно быть привязанными к компьютеру в офисе. Это может сэкономить время и повысить производительность, особенно для удаленных или выездных отделов продаж.

Генерация документов

Если вы не используете инструмент для составления коммерческих предложений, у вас будет некоторая функциональность для генерации документов. Генерация документов позволяет вам быстро и эффективно создавать высококачественные предложения, контракты и другие документы по продажам.

Вы также сможете добавлять элементы своего бренда (например, логотипы), настраивать шрифты, цвета, параметры макета и даже настраивать содержимое документа. Благодаря автоматизации ваше ПО для составления КП может извлекать данные из CRM, CLM и ERP, а затем заполнять ими ваши торговые документы.

Выставление счетов

Большинство программ для составления смет имеют встроенный процессор платежей, поэтому вы можете принимать платежи за заказы и счета, не покидая платформу. Это экономит много времени и усилий, так как вам не придется вручную вводить все данные о расценках второй раз, используя отдельный инструмент для выставления счетов.

Если вы можете принимать платежи внутри платформы, она также должна интегрироваться со сторонним бухгалтерским программным обеспечением (таким как 1С или Контур), чтобы оптимизировать весь процесс от коммерческого предложения до получения оплаты.

Интеграции

Как упоминалось выше, инструмент, который вы используете для предоставления коммерческих предложений, должен интегрироваться с другими инструментами в вашем технологическом стеке.

Как минимум:

• Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM);
• Планирование ресурсов предприятия (ERP);
• Управление жизненным циклом контракта (CLM);
• Программное обеспечение для заключения контрактов/электронной подписи;
• Программное обеспечение для выставления счетов.

Интегрированные инструменты расчета предложений могут интегрироваться с инструментами управления доходом RevOps, порталами поставщиков, системами управления информацией о продуктах (PIM) или другим программным обеспечением в зависимости от вашей отрасли и потребностей.

Отраслевые применения ПО для составления предложений

Производство

В производственной отрасли программное обеспечение для составления коммерческих предложений должно быть расширяемым.

Некоторые производители продают определенные типы продуктов по оптовым ценам. На самом деле, это довольно просто с точки зрения CPQ — все, что вам нужно сделать, это установить правила для продукта и ценообразования, подключить их к вашей системе ERP, и вы (в основном) готовы к работе. Самая большая проблема связана с управлением потенциально тысячами SKU.

Для контрактных производителей другие функции становятся необходимостью. Если вы продаете сложную продукцию, изготавливаемую по заказу (например, медицинские приборы), 2D/3D-визуализация и автоматизация CAD почти наверняка являются обязательными.

Некоторые производители, например, автопроизводители и компании по пошиву футболок на заказ, ведут большую часть бизнеса в Интернете. Если это про вас, вам нужно будет учесть все различные функции и опции, которые могут быть включены в эти продукты в вашей системе, и интегрировать их с вашим сайтом электронной коммерции.

Розничная торговля

Ритейлерам и дистрибьюторам требуется другой набор функций от их программного обеспечения CPQ. Некоторые работают в сфере B2B в дополнение к стандартной розничной торговле напрямую потребителям, поэтому им нужны функции, которые помогут им создавать предложения для оптовых покупателей, а также для обычных покупателей.

Огромный объем заказов отличает ценообразование в розничной торговле от других отраслей. Даже относительно небольшие розничные торговцы могут иметь сотни SKU для управления. И они могут обрабатывать тысячи заказов через POS-системы и системы электронной коммерции даже в спокойный день.

Бизнес, основанный на услугах

Профессиональные компании, предоставляющие услуги, такие как консалтинговые фирмы и маркетинговые агентства, должны предоставлять клиентам расценки или предложения, в которых описывается объем работ и сопутствующие расходы. Поскольку контракты на обслуживание обычно индивидуальны для клиента и, как правило, включают в себя переменные компоненты проекта, генерация документов является одной из важнейших функций программного обеспечения для составления расценок на основе услуг. Например:

• Соглашения об уровне обслуживания (SLA);
• Трудозатраты и материальные затраты;
• Дополнительные сборы за обслуживание;
• Сроки и результаты проекта;
• Регулярные платежи для постоянных клиентов.

Вы можете предварительно настроить эти элементы в вашем инструменте для составления сметы. Таким образом, при создании сметы вы можете просто выбрать услуги и условия, которые применимы к вашему клиенту. Это исключает ручной ввод данных, который может быть особенно утомительным для сложных консалтинговых или маркетинговых контрактов.

Строительство

Крупномасштабные строительные проекты требуют большой координации. Вам нужно управлять материалами, рабочей силой, субподрядчиками, арендой оборудования, разрешениями, проверками и сроками. Специальное программное обеспечение для строительства, такое как Experlogix или ProCore, связывает все эти точки, извлекая данные из ваших инструментов оценки и управления ставками, системы ERP и платформы управления проектами.

Еще одной ключевой функцией программного обеспечения для составления коммерческих предложений в строительстве является управление заказами на изменение. Заказы на изменение неизбежны в строительстве, и без правильного программного обеспечения они могут стать головной болью. Благодаря интегрированному инструменту составления коммерческих предложений все заинтересованные стороны могут видеть, какие изменения были одобрены, каков объем работ и каков бюджет проекта.

Программное обеспечение как услуга (Saas)

Программное обеспечение для составления предложений для ИТ и SaaS-компаний во многом отличается от традиционных инструментов составления смет. Вместо создания предложений с артикулами и скидками, тарифы SaaS обычно включают многоуровневые подписки и ценообразование на основе использования. Вы также можете предлагать разовые профессиональные услуги, такие как внедрение и обучение.

Для SaaS-бизнеса программное обеспечение для расчета стоимости автоматизирует управление подписками, повторяющиеся биллинговые операции и рабочие процессы выставления счетов. А если вы предлагаете дополнительные услуги, оно также применит функции CPQ, которые мы описали выше, к этим вариантам использования.

Преимущества программного обеспечения для составления предложений

Эффективность операций

У пользователей, не являющихся пользователями CPQ, создание коммерческих предложений занимает примерно на 73% больше времени по сравнению с теми, кто использует программное обеспечение для составления коммерческих предложений.

Вы можете не осознавать в данный момент, сколько времени вы тратите на ввод данных, переходя от руководства по продуктам и ценам и вручную рассчитывая предполагаемые цены. Но как только платформа начинает обрабатывать это автоматически, экономия времени становится совершенно очевидной.

Точность расчётов сметы

Одной из самых больших проблем с ручным составлением предложений является количество ошибок, которые оно может внести. Опечатки в ценах, информации о клиенте, условиях сметы и вариантах продукта — вот лишь некоторые из проблем, с которыми вы можете столкнуться.

Если покупатель принимает предложение, вы переходите к выполнению, а через месяц обнаруживаете, что не можете выполнить обещанное, вы в итоге потратите кучу времени, потенциально потеряете деньги и разочаруете своего клиента.

Масштабируемость

Поскольку это облачное программное обеспечение, оно может обрабатывать столько SKU, опций продуктов и транзакций, сколько вам нужно. По сравнению с ручным составлением смет на основе электронных таблиц, где каждое обновление должно выполняться независимо, масштабирование процесса составления предложений так же просто, как нажатие кнопки «Создать новую смету» и выбор продуктов.

Улучшение качества обслуживания клиентов

58% клиентов заплатили бы больше за лучший клиентский опыт, и это именно то, что обеспечивает программное обеспечение CPQ. Помимо того, что оно снижает вероятность разочарования вашего клиента предоставлением неточной или неправильно рассчитанной сметы, оно также улучшает процесс покупки.

С помощью программного обеспечения для составления предложений вашему покупателю не придется ждать несколько дней для расценки. Им также не придется находиться в режиме ожидания несколько часов или дней, пока вы рассчитаете цены для их вариантов. Если вы можете обрабатывать платежи через ту же платформу, они также получат удовольствие от беспроблемной транзакции.

Оптимизация цен и продуктов

Если вы предоставляете предложение на продукт или услугу, включающее несколько опций, дополнений и вариаций от клиента к клиенту, программное обеспечение для составления предложений продаж поможет вам стандартизировать цены. Кроме того, анализируя данные с течением времени, вы можете обнаружить тенденции в данных о продажах и скорректировать свои предложения, чтобы лучше соответствовать потребностям клиентов.

Связанные термины

Программное обеспечение CPQ

«CPQ (конфигурация, цена, предложение)» используется взаимозаменяемо с «программным обеспечением для составления предложений». Главное отличие заключается в том, что ПО CPQ специально обрабатывает конфигурацию продукта в дополнение к составлению смет для продаж.

Конфигуратор продукта автоматизирует процесс сборки вашего продукта (или комплекта) на основе потребностей клиента. Ваш торговый представитель введет критерии в конструктор предложений, и программное обеспечение ответит допустимым продуктом. Если выбор недопустим, он выдаст сообщение об ошибке, чтобы ваши продавцы знали, какие продукты или услуги не работают вместе.

Каждая система CPQ может конфигурировать продукты, но конфигураторы различаются по сложности. Большинство из них могут конфигурировать многовариантные предложения с одноразовыми, повторяющимися и переменными компонентами. Но некоторые также включают автоматизацию CAD и 3D-визуализацию для сложных продуктов.

Запрос предложений (ЗП)

Request for Proposal (RFP) — это документ, описывающий объем, требования и цели проекта. Он используется в процессах торгов и закупок для получения предложений от потенциальных поставщиков или подрядчиков.

Это связано с программным обеспечением для составления предложений в том смысле, что оно может помочь оптимизировать процесс ответа на запросы предложений. С централизованной базой данных с информацией о продуктах и ​​ценах торговые представители могут быстро генерировать точные предложения на основе требований, изложенных в запросе предложений.

CRM (Управление взаимоотношениями с клиентами)

Система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) — это важный инструмент для управления взаимодействием с текущими и потенциальными клиентами. Она служит центральным хранилищем информации о клиентах, что может значительно улучшить продажи, маркетинговые усилия и обслуживание клиентов.

Интеграция CRM с программным обеспечением для составления коммерческих предложений оптимизирует процесс продаж, предоставляя торговым представителям мгновенный доступ к данным клиентов и истории взаимодействия. Это позволяет персонализировать и эффективно генерировать коммерческие предложения на основе индивидуальных потребностей и предпочтений клиентов.

SaaS (программное обеспечение как услуга)

Каждое программное обеспечение для составления предложений является платформой SaaS, то есть оно построено на модели поставки программного обеспечения, где приложения централизованно размещаются и лицензируются на основе подписки. С SaaS пользователям программного обеспечения для составления предложений не нужно устанавливать программное обеспечение на свои собственные системы. Они могут получить доступ ко всему через Интернет и масштабировать свое использование вверх или вниз по мере необходимости.

Тренды в использовании ПО для составления предложений

Как и любой другой тип технологий, программное обеспечение для составления предложений постоянно развивается, чтобы лучше соответствовать потребностям бизнеса и клиентов.

Некоторые текущие тенденции в CPQ включают:

• Предложения на основе искусственного интеллекта — более продвинутые системы CPQ используют ИИ, чтобы помочь компаниям оценить осуществимость сделки в режиме реального времени на основе прогнозируемой стоимости за весь срок службы, прибыльности и ограничений по объему.
• Мобильный CPQ — с ростом удаленной работы и количества мобильных отделов продаж растет спрос на системы CPQ, к которым можно получить доступ и использовать их с мобильных устройств.
• Интеграция с электронной коммерцией B2B — в наши дни все меньше и меньше организаций по продажам работают исключительно через торговых представителей. По данным McKinsey, 77% покупателей B2B готовы совершать транзакции на сумму более 50 000 долларов с поставщиками онлайн. А 27% потратили бы 500 000 долларов или больше.
• Расширенная аналитика и визуализация данных. Поскольку данные становятся все более ценными при принятии бизнес-решений, ПО для составления коммерческих предложений включает в себя более продвинутые инструменты аналитики и визуализации данных, помогающие компаниям принимать обоснованные решения по ценообразованию и предложению продукции.
• Подключаемые усилители CPQ — некоторые новые инструменты для составления предложений, такие как Logik, сами по себе даже не являются автономными продуктами. Вместо этого они подключаются к CPQ ​​от Oracle, Salesforce и других платформ, чтобы настроить их для SaaS, производства и других отраслей с уникальными и сложными структурами сделок.

Часто задаваемые вопросы

Является ли предложение частью CRM?

Хотя некоторые инструменты CRM (например, Salesforce Sales Cloud) включают CPQ как дополнительный продукт, предложение не является основной функцией CRM. Тем не менее, интеграция CRM с программным обеспечением для создания предложений может улучшить общее качество обслуживания клиентов и оптимизировать процессы продаж.

Каковы наилучшие практики внедрения ПО для составления коммерческих предложений?

Перед внедрением программного обеспечения для составления смет важно иметь четкое представление о потребностях, целях и технологическом стеке вашего бизнеса. Вам необходимо программное обеспечение, которое изначально интегрируется с вашими CRM, ERP, выставлением счетов, электронной коммерцией и порталами поставщиков. Вам также необходим инструмент, который соответствует вашему уникальному рабочему процессу сделки, ассортименту продукции и стратегии ценообразования.